【働き方改革】経営層に業務改革を支援してもらおう

こんな疑問を持つサラリーマンの悩みを解決できる記事です。

私は現在の会社で多くの業務改革を推進したことで、今では「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきました。

今回は社内の働き方改革で業務改革を新たに担当することになった方向けに、業務改革を経営層に支援してもらうにはどうすれば良いのか解説していきます。

なぜ経営層の支援が必要なのか

業務改革プロジェクトを推進していく上で、予算の確保や各部門間の方針の違いなどさまざまな課題と直面します。

そのようなプロジェクトチームで対応しきれない課題が出てきたとき、経営層の支援があれば解決できるものもあります。

だから、経営層の支援が必要なのです。では経営層の支援はどのようなことができるのでしょうか。

私は経営層の支援で以下の3つができると考えます。

• 部門をまたぐプロジェクト推進ができる
• 経営戦略に合った業務改革を推進できる
• プロジェクトの難しい課題も経営層の力を借りて解決できる

それでは、解説いたします。

部門をまたぐプロジェクト推進ができる

業務改革プロジェクトは他部門と協力して推進していきます。

しかし、部門ごとに方針が異なりプロジェクトの推進がうまいかない時があります。

例えば、A部では申請書類の入力事務を行なっており、今回の業務改革で申請書類の一部を簡略化しフォーマットを変更したい。

しかし、B部では簡略化した申請書類では詳細な情報がわからないため、フォーマットの変更はやめてほしい。

そもそもB部は特段業務に不満はなく業務改革する必要ないと思ってる…

このような課題ではB部の業務要件を把握し、A部と協力してプロジェクトを推進するようにすることが大事です。

B部のトップであるB部部長に業務改革プロジェクトを理解してもらい、

B部でも業務改革を推進する体制があればもっとスムーズに進みます。

そのため、経営層が業務改革プロジェクトを理解し支援することで、

業務改革プロジェクトに協力するように経営層から各部門の部長にトップダウンで指示し、

部門を跨ぐ協力関係を構築することができるのです。

経営戦略に合った業務改革を推進できる

経営層が業務改革プロジェクトを支援しているということは、会社の経営戦略に合った施策であり、

全社で協力して推進しなければならないということがわかり、全社で業務改革を成功させようとする環境ができてきます。

例えば、もし業務改革より設備投資などで予算を使い利益の追求を優先し、業務改革をまだ検討していない会社であれば、

経営戦略の中に業務改革がないので経営層に業務改革を支援してもらうのは難しいでしょう。

上記のような業務改革プロジェクトが会社の経営戦略の方針ではない場合。

経営層に経営戦略の方向性に新たに業務改革プロジェクトを組み込むように提案し、経営戦略の一部になるように交渉することが必要になってきます。

経営層に業務改革プロジェクトについて説明し、会社の経営戦略に合ったものなのか確認しましょう。

プロジェクトの難しい課題も経営層の力を借りて解決できる

3つ目の経営層の支援でできることは経営層の権限でプロジェクトの課題を解決できます。

例えば、業務改革プロジェクト推進していく上で業務要件が多く、想定より予算が膨れ上がった場合。

予算を少なくするため業務改革の要件を削減するなどの策を投じますが、どうしても他の解決策がない時は経営層に予算について相談することもひとつの手段です。

密にプロジェクト状況を報告し、プロジェクトの重要度・効果を理解している経営層であれば、追加で予算を配賦してくれる可能性があります。

もし、これ以上予算は出せないと言われたときは諦め、また別の解決策を検討しましょう。

今のはほんの一例ですが、プロジェクトチームでは解決しきれない課題に経営層は力になってくれます。

そのためには、先程も述べたようにプロジェクト状況を密に報告し、会社にとってどれだけ重要なプロジェクトなのか知ってもらうことが大事です。

ではどのように説明すれば、経営層は業務改革プロジェクトについて理解し支援してくれるのでしょうか。

どのように業務改革プロジェクトを説明し、経営層の支援を得るのか

以下の4つのステップでプロジェクトを説明し経営層の支援を約束してもらおう。

1. 業務改革プロジェクトについて経営層との会議を設定する
2. 設定した会議にて経営層に業務改革プロジェクトを説明する
3. 経営層と今後支援していただける環境を約束する
4. 進捗状況を報告する会を定期的に設定する

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1業務改革プロジェクトについて経営層との会議を設定する

経営層にプロジェクトを理解してもらうにはプロジェクトの説明が必要なので、経営層に会議を依頼して説明する場をつくります。

もし、経営層が忙しく会議を設定するのが難しいのであれば、口頭で軽くプロジェクトについて相談し興味を持ってもらい、会議を設定するのがよいでしょう。

この時、プロジェクトの概要と効果を中心に話します。特に効果については会社を変えたいという想いで熱く語りましょう。

経営層にプロジェクトについて興味を持ってもらい、会議を設定します。

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2設定した会議にて経営層に業務改革プロジェクトの概要を説明する

会議では以下の内容を説明します。

概要・目的・効果・予算・投資対効果・体制・今後のスケジュール(仮)

PowerPointやKeynoteなどで作成したプレゼン資料でプロジェクトを説明しましょう。

上記の項目の内容であればプロジェクトの全体を掴めることができるため、経営層も理解して頂けると思います。

自身の会社を変えるんだ！業務改革で良くするんだ！という熱い気持ちで話し、経営層に業務改革の必要性を理解させます。

経営層向けのプレゼン資料の作成については以下記事を参照お願いします。

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3経営層に今後支援していただけるように約束する

プレゼンの最後に今後プロジェクトが進んで行ったときに支援していただけるよう約束しましょう。

経営層の支援でできることで述べたことを約束して貰えば良いです。

• 部門をまたぐプロジェクト推進ができるように協力してもらう
• 経営戦略に合った施策(業務改革プロジェクト)であり経営層として支援する
• プロジェクトの難しい課題があった場合も可能な限り、経営層は支援する

プロジェクトの難しい課題についてはそれぞれのプロジェクトで設定してもよいと思います。

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4進捗状況を報告する会を定期的に設ける

プロジェクトの進捗状況を経営層に定期的に報告します。

2週間に1回。30分程度の進捗報告会を開くくらいで良いです。

定期的に報告することでプロジェクトについて課題の共有ができたり、相談することで経営層との良い関係でプロジェクト推進ができます。

まとめ

• 経営層の支援は予算の確保や他部門との調整など業務改革プロジェクト推進する上での課題を解決してくれることがある。
• 経営層の支援でできることは3つある。

• 4ステップで業務改革プロジェクトを説明し、経営層の支援を得る。

1. 業務改革プロジェクトについて経営層との会議を設定する
2. 設定した会議にて経営層に業務改革プロジェクトを説明する
3. 経営層と今後支援していただける環境を約束する
4. 進捗状況を報告する会を定期的に設定する

業務改革プロジェクトを成功するために経営層の支援を得よう。