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・プロジェクトを遅延させるダメなルールは何？
・意思決定や業務運営を遅らせるダメなルールは何？
こんなサラリーマンの悩みを解決できる記事だ。
私は現在の会社で多くの働き方改革を推進したことで、
現在、「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきた。
今回は会社から学校の部活動まで組織に所属している方向けに、
意思決定と業務運営(プロジェクト推進)を遅れされるダメなルールを実例を用いて解説していく。
Contents
重要なことこそ決める時は必ず会議を開け
いかにもその通りなルールだと思うが、重要なことを決めるとき必ず会議する必要はあるだろうか。
そもそも、重要なことを決めるとき、ある程度選択肢は用意されているだろう。
A案・B案・C案みたいにそれぞれの想定されるシナリオを準備しておき、
事前に直属の上司にどの選択肢で進めるか相談しておけば良く、粛々とプロジェクトを進めれば良いのである。
直属の上司がそのほかの上司と意思決定が必要であり、会議が必要となったとき、会議を開催すれば良い。
重要なことを決めるたびにわざわざ会議で開催し、相談していたら、話はまとまらず長くなる。
そして、プロジェクトはなかなか進まないことはよくある。
会議を開くデメリットは会議で参加者の貴重な仕事時間を費消してまうことだ。
会議を開催するということは参加者全員の仕事の時間を会議に費やすということであり、参加者の仕事時間の費消である。
もし会議を開催したいのであれば、会議を開催する前に参加者の意見を集約した解決案を提示するようにしよう。
議題や重要な事項の決定に対する意見などをQA表を設けて記載するようにメールなどで会議参加者に依頼する。
この時、期限を設定してスピード感を持って進めることを忘れずに。
QA表を取りまとめて意見を集約したら、このように進めますという方向性を示し、メールなど文書で連携する。
ここで特に異議がなければ重要事項は決定すればよい。
ここで異議があれば、会議を開く。もちろん必要最低限の参加者で。
議論すべき事項が出てきているので効率的な会議を開催できる。
重要なことは事前に確認して、必要であれば会議を開催すれば良いのである。
会議は大人数で、決して5人以下では開催しないこと
全員で大人数で会議する必要はない。
大人数で会議を開くデメリットは会議参加者のスケジュールを調整しなければならないこと、多くの意見で方針が合わないことがある。
会議参加者のスケジュール調整は、出席される参加者が、部長、次長、課長と増えていけばいくほど調整が難しくなる。
参加者の時間が合う時間(空き時間)を考慮すると、実際に会議が開催されるのは1、2週間後なんてことはよくある。
これでは会議が開催するまで仕事が進まないので、とても非効率である。
また、参加者人数が多いので多くの意見が飛び交う、すると会議で今後の方針について決めることができず、
再び会議を開催することになったりする、そうなるとまた会議に多くの時間を費消してしまい効率が悪い。
対策としては方針が決定できる参加者と会議を開催するようにしよう。
方針が決定できる参加者とは部長や次長などプロジェクトの方針を決めてくれる権限がある人だ。
会議では彼らにプロジェクトの方針を伺い、できるだけ最低限の人数で効率的に会議を開催する。
必要最低限の人数で、方針を決定できる参加者と会議を開催するようにしよう。
会議は全員が納得するまで、時間をかけて十分に議論を尽くせ
全ての会議が全員が納得する会議とは限らない。
会議はいつも全員が納得しているとは限らないし、全員に納得させるため、時間をかけて十分に議論する必要はない。
会議には議題に賛成する人がいれば、反対する人もいるので、全員を納得させて全会一致で進めることは難しい。
大事なのは会議は方針を決めるものであり、議論し相手を納得させるものではないということである。
納得するしないではなく、今後の方針を決めることを目的に会議を進める。
また、時間をかけて十分に議論することは会議の参加者の貴重な仕事時間を浪費することになるので、絶対にやめておこう。
十分に議論がしたければ事前に意見をまとめて会議前に参加者に展開するや当事者同士で電話するなど、会議以外でコミュニュケーションを図るのが良い。
会議は全員が納得する必要はなく、判断材料をもとに部長や次長などが方針を時間をかけずに決定するようにしよう。
何事も念入りに準備しろ。準備が完全にできるまで、安易に実行に移してはならない
念入りに準備することは大切である。
例えば、会議の準備でパワポで発表資料をつくったり、Excelで売上のグラフを作ったり。。。
しかし、準備を完全にしてはいけない。
念入りで完全な資料を作成しようと準備を念入りにすると、間違いなく時間がかかる。
ここで大事なのは、完全な資料を準備することではなく、上司や私たちが意思決定ができるようにプロジェクトを進めることだ。
そのため、意思決定ができ次に進めることができるのであれば、念入り準備する必要なく最低限の情報を共有してプロジェクト進めれば良いのだ。
もし、『念入りに会議資料を準備しろ。』と指示が上司からある場合だと。
プロジェクトを次に進めることができる60点ギリギリの資料の出来で安易に実行すれば良い。
最低限の情報を共有することで早くプロジェクトを推進することができる。
そうすることで、早く意思決定することができ、プロジェクト全体が円滑なサイクルで回すことができる。
何事も念入りに準備する必要ない。
必要最低限の60点の出来でもいいからスピードを重視してプロジェクトを次に進めよう。
もっともらしい理由を付けて書類の作成(ペーパーワーク)を増やせ
『この稟議の承認を得るには背景がわかる資料と予算の資料と申請書の作成が必要だ。』
このように上司が納得するために資料や書類を作成することがある。
この時、上司はいかにももっともらしい理由をつけて資料作成を依頼してくる。
『プロジェクトに予算をつける稟議だから、今後の予算計画資料と本プロジェクトの概要がわかる資料と、あと予算を申請する申請書の作成お願いします。』
部下である私たち依頼された側は確かに必要だと思うだろう。
しかし、一つ一つ稟議に都度資料を作成するとなると多くの業務時間を資料の作成に費消することになる。
かといって資料を作らないのは良くない。
資料がなければ上司とプロジェクトの認識を合わせることか出来なくなるからだ。
なので、資料の作成は出来るだけ、要点をまとめてスリムな1つの資料を作成しよう。
そうすることで書類の作成にかかる時間を減らすことができる。
今回の場合だと、予算計画について要点をまとめた申請書を１つ、本プロジェクトの概要資料を共通の資料として1つにする。
本プロジェクトの概要資料はプロジェクト全体を通してどの会議、稟議でも必要になってくるものなので、共通の資料として1つに事前にまとめておくのだ。
このように共通の資料を準備することで上司が稟議を確認する時も確認するポイントが絞れており、上司の確認時間の削減にもなる。
上司に必要以上の資料の作成を依頼されても、ポイントを絞った資料を作成準備することが大事である。
資料や書類の作成はポイントを絞って必要最低限にして、上司からの依頼はもっともらしい理由で受付けるのははやめよう。
まとめ
プロジェクトを遅くするダメなルールを5つ紹介した。
- 重要なことこそ決める時は必ず会議を開け。
- 会議は大人数で。決して5人以下では開催しないこと
- 会議は全員が納得するまで、時間を掛けて十分に議論を尽くせ
- 何事も念入りに準備しろ。準備が完全にできるまで、安易に実行に移してはならない
- もっともらしい理由を付けて書類の作成(ペーパーワーク)を増やせ
どのルールも貴重な業務時間を無駄にすることがわかった。
そのため、効率的なプロジェクト運営と推進が大事である。
是非、自分のプロジェクトにこのようなダメなルールが横行しないようにチーム全体で情報共有しよう。