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廃止できる業務はどんな業務があるの？
削減できる業務はどんな業務があるの？
こんな疑問を持つサラリーマンの悩みを解決できる記事だ。
私は現在の会社で多くの業務改革を推進したことで、
現在、「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきた。
今回は社内の働き方改革で業務改革を新たに担当することになった方向けに、
廃止と削減ができる3つの業務とその打ち手について解説していく。
廃止と削減ができる業務を選別するには、業務に対して『根本的』な考え方で物事を捉えることが重要だ。
もし、その業務にルールがあるならば、現状のルールそのものを根本的に見直し整理し、
ルールを再定義し業務効率化を実現する。
ここでは廃止と削減が検討できる業務を以下3つ紹介する。
- 再鑑(確認)業務
- 報告資料作成業務
- 重複業務
Contents
再鑑(確認)業務
再鑑(確認)は業務担当者の成果物を上司が確認する業務のことである。
業務を再鑑(確認)することはミス防止の観点で有効な手段であるが、過度にやりすぎると担当者、上司共に業務負荷が増える。
この業務を廃止、削減するには以下打ち手が有効と考えられる。
業務途中の再鑑(確認)を廃止
データの作成業務の途中で上司の再鑑(確認)があるなら廃止しよう。
データを登録したり送付したり、データが確定した時に上司に再鑑(確認)してもらう。
最終の成果物を再鑑(確認)することで業務途中の再鑑(確認)を廃止することができる。
複数の再鑑(確認)を廃止
確定したデータを他の部署にも連携するとき、他の部署でも再鑑(確認)することがある。
自身の部署でも再鑑(確認)は行ったので、他の部署での再鑑(確認)は行わないようにしよう。
他の部署にはデータは再鑑(確認)済であり、これ以上確認は必要ないことを伝えよう。
そうすれば、複数の再鑑(確認)を廃止することができる。
再鑑(確認)回数を削減
担当者→課長→次長→部長のように再鑑(確認)してしまうと再鑑(確認)の回数が増えて、業務負荷も増える。
なので、再鑑(確認)の回数を減らす。
具体的には課長と部長の再鑑(確認)をなくして、担当者→次長にして完結するようにする。
そうすれば、再鑑(確認)の回数を削減できる。
ちなみに再鑑(確認)の回数を削減するときは事前に上司に再鑑(確認)先のルートを承認してから実施するようにしよう。
報告資料作成業務
報告資料作成はデータを集計作成し報告資料を作成する業務。報告資料は上司の意思決定の材料になる。
単なる状況把握のための報告資料であれば廃止。
また、日次や週次での報告資料であれば頻度を削減するなど検討していこう。
報告資料作成業務を廃止、削減するには以下打ち手が有効と考えられる。
報告を廃止
報告資料は上司の意思決定、判断材料にならなければならない。
もし、作成している報告資料が上司の意思決定の材料でなく、状況説明資料であるならば、
上司への報告を廃止しよう。
そうすればこの報告資料作成の業務もなくなる。
報告頻度の見直し
報告している頻度はどのくらいだろうか。
毎日、毎週と報告しているのであれば、本当に毎日、毎週報告が必要なのか考えよう。
毎日報告していた資料が毎週報告する資料になれば、業務負荷が減る。
同様に毎週の報告資料が毎月に変わると業務負荷が減る。
報告の頻度を見直しして業務負荷を減らす。
重複業務の削減
重複業務は他のチームで同様の作業を行っている業務のこと。この場合、作業結果を共有することができれば削減可能である。
重複業務の削減するには以下打ち手が有効と考えられる。
重複業務の統廃合
全く同じ作業であれば、いつ誰がこの作業を実施するか、他チーム、他部署と取り決め。
他チーム、他部署と連携して、作業結果をみんなで共有しよう。
そうすれば重複した業務はなくすことができる。
まとめ
以上が廃止と削減ができる3つの業務とその打ち手だ。
どの会社にもこのような業務はあると思う。
そのような業務に『抜本的』な目線で本当に必要かどうか再度検討して欲しい。
現状のルールそのものを根本的に見直し整理し、ルールを再定義し業務効率化を実現しよう!!