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働き方を改革するにはどんな考え方があるの？
働き方を改革するにはどんな打ち手があるの？
こんな疑問を持つサラリーマンの悩みを解決できる記事だ。
私は現在の会社で多くの働き方改革を推進したことで、今では「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきた。
今回は社内の働き方改革を新たに担当することになった方向けに、働き方を改革する4つの考え方と5つの打ち手ついて解説していく。
Contents
働き方を改革するの4つの必要な考え方
働き方を改革するには業務を効率的に動かすため業務を見直すことが必要だ。
そこで必要な考え方とは以下の4つ。『根本的』『抜本的』『劇的』『俯瞰的』
『根本的』
業務を遂行するにはルールがある。
例えば、この書類は部長に承認をもらわないといけないんです。
業務を遂行する上でよくこのような社内ルールがある。
はたして本当にそのルールは必要であるのか。
根本的に考えることが業務改革の考え方で大事である。
ルールそのものを根本的に見直し、前提を根本的に再定義することが業務改革の考え方で必要である。
根本的な考え方は業務遂行の根底にあるルールと前提を問うのだ。
『抜本的』
某サービスの問い合わせ先を本部の部署が対応していたA社。
日中は問い合わせ対応が中心で某サービスを改善する暇も無い。
問い合わせを別会社に業務委託することで業務プロセスを刷新する。
既存の組織が今まで行ってきた業務プロセスを新しい業務プロセスを生み出すのである。
抜本的な考え方は既存の組織と業務プロセスに影響されない新しい方法を確立するのだ。
『劇的』
社内の資料は紙で管理しているとする。
現代はIT技術の発展により、ほぼ全ての資料は電子化されて、ネット上にあればあらゆる場所で資料を閲覧できる。
このようにITというイノベーションにより資料の管理は劇的な変化を遂げることができた。
劇的な考え方はイノベーションを伴う変革により新しい価値の創造・提供するのだ。
『俯瞰的』
ここに複数の部署を跨る稟議があるとしよう。
ただ、稟議は別の部署にも回付されるため、別の稟議回付システムを使わなければならない。
このように稟議の回付については一つの部署でしか想定されていなく、複数の部署に回付できない。
これでは他部署へ稟議回付連携する際手間であり課題である。
システム開発する上で俯瞰して稟議回付の業務プロセス全体を捉えることができていれば、
社内の稟議回付システムを一つの稟議回付システムに統一することができこのようなことが起こらない。
俯瞰的な考え方は業務プロセス全体を把握し、全体を再構築するのだ。
業務を見直す考え方は理解できた。
働き方を改革する5つの打ち手
考え方について理解したので。
次に必要なのはあるべき業務プロセスを設計する5つの打ち手だ。
『統廃合』『簡素化』『組み換え』『デジタル化』『自動化』である。
『統廃合』
データのアウトプット作業が複数の部署で行われいるとする。
もし、このデータが全て同じものであれば、一つに集約してアウトプットし、そのファイルを複数部署に共有すればよい。
『統廃合』は業務のなかで同じような作業を一部にまとめ、一部業務を代替・片寄せするのである。
また、重複して実施しているような作業は廃止するか、アウトプットを統合する。
『簡素化』
よくあるのが、データ整備はXXさんに任せてます。
この時、XXさんに任すことでデータ整備の作業はXXさんの属人的な作業になっており、他の社員が作業の要領がわからないことがある。
こんな時は業務内容やアウトプットを変更し、誰もが使えるマニュアル化するなど業務を簡素化することが大事だ。
『組み換え』
先程のデータ整備の例ではマニュアル化することで簡素化することが打ち手であった。
このとき作業を組み換えることも考えてみよう。
業務の実施順序の変更することで業務プロセスのシンプル化ができる
『デジタル化』
今まで紙で管理していた資料をPDFに取り込んでクラウドで管理したり、印鑑をなくし電子契約を導入したりするなどがある。
ITツールを活用し従来の業務プロセスをデジタル化する。
『自動化』
今までは社員がデータをweb上や社内システムから取得し、加工し、整備し資料を作成する…
このような型にはまった業務であればRPAで対応可能である。
RPAを開発するには費用が必要が必要である。
RPAなどのITツールを活用し、定型的/定型化可能かつ繰り返し実行される業務を自動化する。