【働き方改革】業務改革の目標(あるべき姿)を決めよう

こんな疑問を持つサラリーマンの悩みを解決できる記事です。

私は現在の会社で多くの業務改革を推進したことで、今では「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきました。

今回は社内の働き方改革で業務改革を新たに担当することになった方向けに、業務改革の目標(あるべき姿)について解説していきます。

業務改革の目標(あるべき姿)とは？

業務改革の目標(あるべき姿)とはプロジェクトで実現することです。

目標はいくつか設定し、業務改革後にこのようにあるべきだという未来、あるべき姿をつくります。

目標がないプロジェクトは方向性を見失い、チームが混乱し、プロジェクトが途中で中止する可能性があります。

私が担当したプロジェクトでもユーザーの課題を解決できていないという理由で中止になったものもあります。

ユーザーと目標についてしっかりと議論できていなかったことが原因ですね。

一方、目標がチームで共有されている場合は、チーム全体がどんどん目標に向かってプロジェクトを推進していきます。

目標をチーム全体でしっかり共有し、各人が理解することで、プロジェクトのブレれない軸をつくりあげていくことができるのです。

では、実際にどのような目標(あるべき姿)を描けば良いのか。

ここでは具体的な例を示したいとおもいます。

目標(あるべき姿)を決める5つのポイント

では、目標(あるべき姿)を決めるにはどのようなポイントに気を付ければ良いのでしょうか。

以下解説していきます。

目標(あるべき姿)の5つのポイント

実現できる目標(あるべき姿)にする

【悪い例】全ての作業をAIやRPAで自動化する

本当に可能でしょうか。全ての作業を自動化とありますが人が確認することが必要な最終的な承認作業などはどうするのでしょう。

しかも、AIやRPAを導入するにもコストがかかります。予算があるプロジェクトであれば良いですが、予算が限られるような案件では難しいと思います。

目標(あるべき姿)は理想像ではありません。

地に足ついた再現性のある施策を打立てていくことが大事です。

【良い例】事務の申請書項目確認作業をRPAで自動化する

理解しやすい目標(あるべき姿)にする

【悪い例】今期の経費を20%削減する

今期の経費の20%っていくら？とまず疑問に思いますよね。

チーム全体がその目標を見た時、「ああ！これが私達の実現する目標だ！」と一瞬でイメージできるような目標にしましょう。

この例だと、経費を比率で表すのではなく、具体的な金額で表してみるのがよいでしょう。

【良い例】今期の経費を3000万円(前期経費20％分)削減する

数値を設定し、達成したか判定する

【悪い例】事務の申請書項目確認作業の人員削減をする

具体的などのくらいの人員を削減するか明記していませんね。

これでは漠然とした目標に進んでいくことになり、チーム全体の士気も下がります。

具体的な数値を設定することで明確な目標ができ、成果が出たら達成感があり、やりがいを感じることができます。

加えて、期日を含めて目標を記載するとより良くなります。〇〇年12月までに事務作業の人員削減をするなどです。

【良い例】〇〇年12月までに事務の申請書項目確認作業の10人分を人員削減する

具体的に行うことを明確にする

【悪い例】事務作業の人員削減する

事務作業っていろいろありますよね。

どんな事務作業か具体的かつ明確にしましょう。

ここでは、事務作業ではなく事務の申請書項目確認作業をというように具体的に明確に記載します。

目標を明確に設定することで人を動かすことができます。

目標がはっきりしているとメンバーのやる気が溢れ、時間とエネルギーを効率的に使ってくれます。

目標を明確にし、チーム全体が同じ方向へエネルギーを集約し発揮できるようにしましょう。

【良い例】事務の申請書項目確認作業をRPAで自動化する

本質的な目標(あるべき姿)にする

【悪い例】旧システムを新システムに移行する

具体性に乏しく、本質を捉えていません。各プロジェクトの業務改革の本質を考えてみましょう。

ここでは新システムに移行しデータ整理、分析を可能にするというように、新システムに移行する本質的な意味を記載することが大事です。

正確かつ本質的な目標があれば、周囲の人からの協力も得やすくなり、プロジェクト推進しやすくなります。

【良い例】データ整理と分析をするため、旧システムから新システムに移行する

どのように目標(あるべき姿)を定めるのか？

どのようにして目標(あるべき姿)を設定していくのでしょうか。

ここでは4つのステップで目標設定を提案します。

4ステップを繰り返し回していくことで質の良い目標(あるべき姿)が設定できるでしょう。

step
1ゼロベースで考える

1人でプロジェクトの目標を考えていきましょう。ここではゼロベースで考えていきます。

もし、業務そのものがなく、何もないところからその業務をするならどんな業務になるのかを考えていきましょう。

すると今までの無駄な作業が見えてくると思います。

無駄な作業を削ぎ落とし本質的な業務であればどのようななるか考えるのです。

step
2アウトプット量を増やす

step1で考えたことを5つのポイントを意識して文字にしていきましょう。この時、できるだけ多く目標を書き出していきましょう。

色々な立場の人がいるチームなのでそれぞれが考える課題は違うため、目標も複数出てきます。

あなたが何気なく書いた目標が新たな気付きをプロジェクトに与えるかもしれません。

step
3チームで議論

step2で出てきたたくさんの目標をチームで議論し、精査していきましょう。

本質的で明確な目標を作りあげていきます。

似たような目標はひとつにまとめ目標を分類していきましょう。

もし、2時間ほどの会議で検討する時間が足りないと感じているのであれば、丸一日の研修を設けるなどまとまった時間で検討しましょう。

step
4チームで目標(あるべき姿)を共有

完成した目標はチームで共有しましょう。

プロジェクトの目標をチーム全体が暗記するくらいです。

先ほども述べましたが、目標を明確に設定することで人を動かすことができます。

目標がはっきりしているとメンバーのやる気が溢れ、時間とエネルギーを効率的に使ってくれます。

チーム全体が同じ方向へエネルギーを集約し発揮できるようにしましょう。

まとめ

• 業務改革の目標(あるべき姿)とはプロジェクトで実現することであり、こうあるべきだという未来、業務改革後のあるべき姿のこと。
• 目標(あるべき姿)を決める５つのポイントがあり、ポイントを意識して目標をアウトプットする。

• 4ステップを繰り返し回していくことで質の良い目標(あるべき姿)をチームで設定する。

1. ゼロベースで考える
2. アウトプット量を増やす
3. チームで議論
4. チームで目標(あるべき姿)を共有

業務改革プロジェクトを成功するためにチーム全体で目標(あるべき姿)を決めていきましょう。