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・会議の事前にメールや資料を連携してチーム全体に確認更新の依頼をしているが、チームメンバー個人が確認していない。
・上司はメールを返さない、資料を確認更新しない、話が長く要点が掴めないのでプロジェクトのスピードが遅くなる。
・上司が自らメールや資料を更新するなど上司自身の文章で伝えることがないので、部下は上司が何を考えているのかわからないし、どのように動けばよいかわからない。
こんなサラリーマンの悩みを解決できる記事だ。
私は現在の会社で多くの働き方改革を推進したことで、
現在、「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきた。
今回は社内の働き方改革で業務効率化を新たに担当することになった方向けに、
進まないプロジェクトを実例を用いて解説していく。
Contents
現状説明
私の会社ではプロジェクト推進する上でタスクチェックという会議があり日々の進捗を管理している。
会議には事務職の先輩社員と事務職の同期社員、そして上司と私の4人で行っている。
私はタスクに係る資料や更新してほしい資料は事前にメールし、チームに資料更新の依頼をしている。
私が会議でタスクチェックを進行していると、上司は毎回質問してくる。
『これは何の件だっけ？どういうこと？』
何の件と言われてもタスクチェックは毎日行っており、先日も説明している。
事前に資料も展開しているのだから事前に確認すればよいのに、上司は確認しない。
何度も説明する私は毎日疲れている。
また、上司は一度も事前に展開した資料を確認更新してくれたことがないし、メールを送っても一切返さない。
毎日のタスクチェックで口頭で確認するだけなのである。
また、タスクチェックの場では上司の発言は長い。
1つのことを伝えるのに5分以上話すこともある。これではいくら会議の時間があっても足りない。
話が長いため、要点がまとまっておらず、話の最後はいつも部下が話をまとめて確認を取っている。
メールを返さない、資料を確認更新しない、話が長く要点が掴めない、
これらの点があるので上司が何を考えているのかわからない。
そのため、部下としてはどのように動けばよいのかわからない。
現在、仕事全体プロジェクトがスピードに欠けており、なかなか動かない。
案の定、プロジェクトは想定より遅れている状況である。
現状整理
この話を整理すると以下だ。
・プロジェクト推進するためのタスクチェックの会議を毎日行っている。
・事前にメールや資料を連携してチーム全体に確認更新の依頼をしている。
・上司はメールを返さない、資料を確認更新しない、話が長く要点が掴めないのでプロジェクトのスピードが遅い。
・上司が自らメールや資料を更新するなど上司自身の文章で伝えることがないので、部下は上司が何を考えているのかわからないし、どのように動けばよいかわからない。
課題特定
今回の最も大きな課題はタスクチェックの会議がスピード感なく、プロジェクトが遅れていること。
よってタスクチェックが円滑に進む点ため、課題を挙げてみる。
資料の更新依頼メールを確認しない
資料の更新依頼メールを確認しているにも関わらず、会議までに資料を確認しない。
そのため、会議で初めて資料を確認することになり、会議後に資料を更新したりすることでプロジェクトが遅れる。
事前に資料のどこを更新するのかメンバー個人に促すことがカギかもしれない。
上司がメールを返さない、資料を確認更新しない、話が長く要点が掴めない
上司がメールを返さない、資料を確認更新しない、話が長く要点が掴めないことはプロジェクト遅延の一つの要因である。
上司がメールを返すようにする。上司が資料を確認し更新する。話が長く要点が掴めないことをなくす。
上記3点ができるように上司をこちらから上手くできる打ち手を考える。
上司が方針を示さない
毎回の会議後、上司自身の文章で部下に方針を示さないことが部下が主体的かつ具体的に行動できない原因である。
そのため部下のタスクの進捗が悪く、プロジェクトが進まない。
部下にどのように動いてほしいのか、明確に指示する慣習を作る必要がある。
今後の対策
資料更新依頼メールの対策
資料の更新依頼メールの依頼内容は詳細を伝えることはできているのか。
資料を確認しといてくださいだけだったら、資料のどこを確認すればよいのかわからないのかもしれない。
誰に何を確認してほしいか具体的明確にした文言をメールに記載して依頼する。
また、期限をわかりやすく必ず設ける。
期限は太字かつ赤字で誰もが認識できるようにする。
(例) XXさん → QA表のNo.XXついて更新お願いします。（期限：X月X時 13時まで）
上司が『メールを返さない、資料を確認更新しない、話が長く要点がわからない』への対策
上司に『メールを返さない、資料を確認更新しない』ことは伝えてみる。
まず、プロジェクトが遅れていることについて上司と話したいという目的で、1対1の会議を設定する。
この時、会議では上司が『メールを返さない、資料を確認更新しない、話が長く要点が掴めない』ことを直接伝えることはオススメしない。
直接伝えたら、上司は忙しいのに毎日の会議で発言しているのに、部下からこんな指摘されたら上司は不満に感じるからだ。
上司も思うだろう、『俺は会議に出て積極的に発言しているのに、部下からこんなこといわれるなんて!』
なので、あくまで柔らかに提案していく。
上司がメールを返さない件については
『以前から確認事項についてはメールを送付しておりますが確認いただいておりますか？』と確認しよう。
たぶん確認していないと言うので。
『であればどのようにすれば確認して頂き、返信していただけますか？』と追求する。
ここで上司が確認できる方法を模索してあげよう。これくらいやってあげないとできないのだ。
私の場合は、メールに『!』を付けてメールを送信することやLINE/Skype/Teamsなどのメッセージで知らせることが対策として運用することになった。
資料を更新しない件も同様だ。
『タスクチェック前にいつも資料更新のメールしておりますが、確認して頂いていますか。』
ここで、資料の全て確認させるのは上司に期待しすぎなので、
『議論になるポイントだけで良いので確認してほしい』と伝える。
必要最低限のポイントになり、上司の判断が必要になる箇所だけ認識してもらう。
私の場合は、資料更新時のメールに上司の確認ポイントを記載することになった。
例) XXさん 本日要確認ポイント QA表 No.7 (XXについて)~
話が長く要点がわからない件も上司に直接伝得ようと思ったが、歳を召した上司がこれから意識して要点を絞って端的に話すとは思えない。
そこで、こちらからコントロールすることを薦める。
上司の話が長くなりかけると、『つまりは、○○のことですね。』や『なるほど、承知しました。一旦整理して考えます。』など、話を切ろう。
会議の後に整理して、メールで確認事項を上司に確認させるようにしよう。
確認事項を言葉で残すことでこちらの思考の整理にもなる。
上司が文章で方針を示さないことの対策
先程の1対1の会議で『部下にどのように動いてほしいか具体的に方針を示してほしい』と上司に伝えても良いが、あまり効果はないだろう。
なぜなら、資料も確認できてないので具体的な指示ができないからだ。
なので、基本的には部下が次にどのように動いてほしいのか、資料更新依頼メールや会議後のメールに文章にして伝えるようにしよう。
そうすることで、チーム各人の詳細かつ具体的な動きがわかるのでプロジェクトがより見えやすくなり円滑に推進できる。
しかも、我々部下が文章で示してプロジェクトを推進するので、文章で方針を決めていけば好きなようにプロジェクトを推進できるのだ。
もし、上司が部下にどのように動いてほしいのか、方針を知る必要があるのならば、メールで聞いてみよう。
返信がこなければ催促しよう。なぜそこまでメールにこだわるのかはわかる通り、文章でコミットメントしたいからだ。
口頭では何を伝えたいのか不明確な場合が多々あるし、ましてや話が長く要点が掴めない話し方をする上司に話させてもこちら疲労困憊する。
だから、文章で確りコミットしプロジェクトを推進する。