はてな
・社内の働き方改革で業務改革を推進することになったが、どうしたらいいの？
・業務改革ってそもそも何？
・業務改革はなぜするのか？
・業務改革全体の進め方は？
こんな疑問を持つサラリーマンの悩みを解決できる記事です。
私は現在の会社で多くの業務改革を推進したことで、
今では「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきました。
今回は社内の働き方改革や業務改革を新たに担当することになった方向けに、
業務改革とは何で、なぜやるのか、そして全体の進め方について解説していきます。
Contents
業務改革とは何か
業務改革は現状の業務や制度を抜本的に見直し、本来の目的を達成するため、
業務フロー、組織体系、システムなどを再構築することです。
BPR(Business Process Re-engineeringの略) とも呼ばれ、その名の通りビジネスプロセスを再構築するという意味ですね。
業務改革をなぜやるのか
私が考える業務改革をやる理由は
人件費・経費を削減し、社内のデータを整理し、新たに生産的な時間を生み出すため
です。
書類を倉庫に保管したりなどの費用を削減し、経費を節約します。
また、社内の整理できてないデータをシステムを導入して一元管理したりなどして業務を抜本的かつ効率的に改革することで、
多くの時間を削減し、社員に生産的な業務を任せることができます。
生産的な業務を任せることで新たな新事業に挑戦し成功なんてするかもしれませんね。
また、どのように業務改革していくのかは業務ごとにコンセプトが異なります。
業務によって人件費を中心に削減できたり、そうでない業務があるためです。
そのため、業務改革に携わるチーム全員で業務改革を行う理由を認識し、
コンセプトを共有することが大事になってきます。
現代は働き方改革のニーズが高まり、効率的な仕事が求められています。
単純な作業で時間を取られてしまっていては、
生産的な仕事に時間を割くことができません。
自分が担当している業務と見つめ合い、抜本的かつ効率的に業務改革していきましょう！
業務改革の進め方を理解する
さぁ！業務改革をはじめよう！
と言っても、まずは何からはじめれば良いのでしょうか笑
以下の大まかな流れを意識して業務改革を推進していきましょう。
ポイント
- 業務改革の準備
- 現状業務の把握
- 業務改革の実践
- 業務改革後の管理とシステム開発(開発あれば)
具体的な日数は業務改革を行う業務によって異なるので、明記していません。
業務改革の準備
業務改革をはじめる前に業務改革できる環境を整えましょう。
ポイント
・どの業務を業務改革するのか選ぶ
・どのくらい業務改革後に効果があるのか算出する
・プロジェクトチームをつくる
・チームの役割を決める
・業務改革のコンセプトと目的を決める
・社内の経営層に説明し支援してもらう
・マスタースケジュールを作成する
マスタースケジュールに沿ってプロジェクトを推進していきます。
無理な計画をせずに余裕(バッファ)があるスケジュールにしましょう。
※項目ひとつひとつの詳細については別途記事で説明したいと思います。
現状業務の把握
現状業務を把握することで非効率業務の洗い出しや課題を発掘します。
以下の順で全体像を掴んでいきます。
ポイント
・業務担当者から該当業務のマニュアル、手続、資料を取得し情報収集する
・業務内容のヒアリングを行い詳細について理解する
・作業一覧、課題QA表、現状の業務フロー(AsIsフロー)など作成し現状を把握する
・業務内の課題を業務担当者と確認する
・成果物を業務担当者に内容が正しいか確認してもらう
最後に業務担当者と現状業務について詳細と課題を確認し完了です。
※項目ひとつひとつの詳細については別途記事で説明したいと思います。
業務改革を計画
さまざまな解決策を用いて業務改革を計画していきましょう。
以下の順で進めましょう！
ポイント
・いくつかの解決策を現状の業務フロー(AsIsフロー)に当てはめてみる
・現状の業務フロー(AsIsフロー)の課題に合った解決策を考える
・作業一覧、業務改革後の業務フロー(ToBeフロー)など作成し、ユーザーに提案する
・抵抗勢力に理解してもらう
・プロジェクトを見積る
いくつかの解決策で現状の課題をなくし、業務改革後の景色をチーム全体で描いていきます。
※項目ひとつひとつの詳細については別途記事で説明したいと思います。
業務改革後の管理とシステム開発(開発あれば)
業務改革後プロジェクトをリリースするまでプロジェクトの管理とシステム開発をサポートしましょう。
ポイント
・業務改革後の手続き・マニュアルなどをユーザーに作成してもらう
・マスタースケジュール通りプロジェクトが進んでいるか確認する
・システム開発の進捗を管理する
・追加要件に対応する
・人員やコストなど全てでどのくらい効果があったか算出する
無事にリリースすることができ、業務削減効果を達成する業務改革完了です。
お疲れ様でした。
※項目ひとつひとつの詳細については別途記事で説明したいと思います。
最後に
業務改革はリリースされて数ヶ月たったら、
どのように変わったのかユーザーの声を聴くことをオススメします。
ユーザーから感謝の言葉が聴いたとき、とてもやりがいを感じることができ、
次への仕事のモチベーションになります。
業務改革完了するまで険しい道ですが一緒に頑張っていきましょう。