はてな
どの業務を業務改革すれば良いの？
どのくらい業務時間がかかっているの？
業務時間をどのように算出すれば良いの？
いくら人件費がかかっているのか？
人件費をどのように算出すれば良いの？
こんな疑問を持つサラリーマンの悩みを解決できる記事です。
私は現在の会社で多くの業務改革を推進したことで、
今では「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきました。
今回は社内の働き方改革で業務改革を新たに担当することになった方向けに、
業務改革できる業務の選び方と業務時間・人件費の算出ついて解説していきます。
Contents
どんな業務があるか洗い出す
明確に業務効率化する業務が決まっていれば業務を洗い出す必要はありません。
しかし、ほとんどの方はどの業務を効率化すれば良いかわからないと思います。
そんな方はまずどんな業務があるのか全体を把握しましょう。
社内の部署の業務を洗い出していくために、
実際に作業を行なっている担当者やチームのリーダー、
そして、次長課長など幅広い階級の方々にどのような業務があるのかヒアリングしていきましょう。
幅広い階級にヒアリングすることで、今まで業務時間が少ないと想定していた業務が、
案外多かったりすることがあります。
新たな案件の発掘ですね。
ヒアリングすることができたら、ExcelやNumbersなどの表計算シートに得た情報を一覧にしてまとめましょう。
ここでは業務名を入力すれば良いです。
参考
業務名に交通費申請業務・営業店売上集計業務を入力する。
業務の概要
次にどんな業務なのか概要を明記しましょう。
ポイントは業務の目的も書くこと。
何のために行っている業務か理解することで業務の本質をイメージしやすくなります。
本質を理解することで既存業務の必要充分過ぎる作業に気づくことができ、
余計な作業を削ぎ落とし、本当に必要な作業を選択、
そして、業務改革ができるようになります。
概要は100字以内くらいで書くことができればOKです。
参考
概要に社員の交通費を支払うため、
経理部担当者が部内の交通費を取り纏め申請するものと入力する。
作業の流れ
作業の流れは業務を作業ごとに切り分けた作業内容を順番通りに明記します。
ポイントは誰が何をするのかをわかりやすく書くこと。
例えば、『申請書項目を入力する』など、主語がない説明があります。
誰が行っている作業かわからないと業務の現状把握がやりづらくなります。
誰が行っているかわかると現状業務を理解しやすく、その作業についての担い手に質問もできます。
参考
以下の作業の流れを入力する。
①担当者が申請書項目の不備を確認
②担当者が申請の項目を交通費申請システムに入力
③担当者は入力した申請書を管理者に回付する
④管理者は回付された申請書を承認する
1人あたりの1日の業務時間
1人が1日で業務を何時間かけているのか明記します。
もちろん、休憩時間は入れてはいけません。
役職によって作業が異なる可能性があるのでそれぞれの1日の業務時間を明記します。
また、通常期と繁忙期で処理する時間が異なる場合もそれぞれの1日の業務時間を明記します。
参考
以下の1人あたりの1日の業務時間を入力する。
担当者:5時間/日
管理者:1時間/日(通常時) 2時間/日(繁忙期)
対応人数
業務を何人で行っているのか明記します。
ポイントは繁忙期の人数も把握すること。
業務によっては期末に忙しい業務があったりします。（経費の申請など…）
繁忙期は対応する人数を増やしてシフトを組み業務を回しています。
したがって、通常時と繁忙期の時期と対応人数を記載します。
参考
以下、対応人数について入力する。
通常時:2人(4月～8月・10月～2月)
→担当者1人。管理者1人。
繁忙期:4人(3月・9月)
→担当者3人。管理者1人。
業務時間
1年間で業務に何時間がかかるのか明記します。
繁忙期がある業務は通常期と繁忙期の月数でそれぞれの業務時間を算出し、合計しましょう。
1年間の業務時間はどのくらいの大きさの業務を改革できるのかを把握できるため、
とても重要な指標のひとつです。
計算方法
●時間/日×20日/月×12ヶ月×●人＝●時間/年
※1ヶ月20日営業日としています。
参考
計算方法を使って計算した結果を業務時間/年に入力する。
人件費
業務の中でどの役職が作業しているのか把握し、
その単価を業務時間に当てはめ金額に変えることで業務の1年間の人件費を算出します。
アルバイト/パートが行う単純作業の1時間と管理職が行う承認作業の1時間では管理職の1時間のほうが単価が高いですね。
それぞれの役職の時給を先ほど算出した業務時間に当てはめてみてください。
業務にどれだけの人件費をかけているのか、1年間の業務時間を詳細に把握することができます。
また、業務時間は少ないが削減コストにしてみると高額な業務を発見できたりするかもしれません。
参考
人件費/年を入力します。
使用システム
社内で使用しているシステムを明記します。
業務改革で新たなシステムを導入するとき連携できるか確認するためです。
例えば、RPAを用いて業務を自動化する場合、
RPAの種類によっては取得できない文字があり、システム連携できないことがあります。
もちろん、現状維持で社内システムを使用し、業務改革による新システムを導入しない選択もありです。
参考
使用システムを入力します。
業務の課題
追記になり恐縮です。
現状の業務の課題についても明記しましょう。
課題を明記することで業務改革後の課題対応策を考えることができます。
現状の課題を把握することで業務改革後のフローに課題を解決したフローを描きやすくなります。
また、課題の内容を見極め対応できるかどうか判断することは業務改革する業務を選ぶ1つの指標になります。
参考
現状の課題の内容を入力します。
3つの材料で優先度を考える
上記で説明した材料の中の3つを使って優先度をつけます
業務の詳細について把握できていないため、おおまかに評価できる3段階にしています。
以下の3つの材料で優先度をつけます。
対応人数
次は対応人数です。
多くの人が対応している全体の業務時間はその人数分×1人あたりの作業時間です。
つまり、対応する人数を減らすことができれば、全体の業務時間が減ります。
また、減った人数を他の業務に当てることができ社内全体の生産性の向上に繋がります。
対応人数の多さを判断材料にしましょう。
業務時間
はじめに業務時間に注目しましょう。
業務時間が大きいものから業務効率化していきます。
業務時間が大きいものから業務改革することで、より多くの業務時間の削減が見込めるからです。
業務時間の大きさを判断材料にしましょう。
使用システム
最後に使用システムです。
業務で使用しているシステムが業務改革で導入しようとしているシステムと連携できなければ、
業務時間を削減できない可能性があります。
使用システムと導入システムの相性を判断材料にしましょう。
優先度をつける
優先度の付け方は順位でなく、高・中・低の3段階でつけます。
業務の詳細について把握できていないため、おおまかに評価できる3段階にしています。
以下の手順で優先度を付けていきます。
step
1対応人数を多い・普通・少ないの3つに分けて、多い:普通:少ない=3:2:1になるようにして各業務に重みを付けていきます。
対応人数は通常時と繁忙期によって人数が異なります。
繁忙期が長い場合は多いと評価しても良いでしょう。
参考では対応人数の横に評価(対応人数)の列を新たに追加して
普通と評価しています。
参考
step
2全体の業務件数を業務時間を大中小の3つに分けて、大:中:小=3:2:1になるようにして各業務に重みを付けていきます。
会社の規模によって業務時間の大小は異なり、具体的に大中小を分けるのは難しいです。
会社の規模を考慮し大小を分ける独自の基準を定めることをお勧めします。
個人的には1000時間/年を超えるのもは大きいと思っています。
参考では業務時間/年の横に評価(業務時間/年)の列を新たに追加して
大と評価しています。
参考
step
3使用システムと導入システムの相性を良い・普通・悪いの3つに分けて、良い:普通:悪い=3:2:1になるようにして各業務に重みを付けていきます。
使用システムと導入システムの相性についてわからない場合は
システム連携が可能か調査して評価できるようにしましょう。
参考では使用システムの横に評価(使用システム)の列を新たに追加して
普通と評価しています。
参考
step
4step1〜step3で算出したそれぞれの重みをかけていきます。その値をそれぞれの業務の値と比較しましょう。
参考では重みの列を新たに追加して
対応人数・業務時間・使用システムの重みをそれぞれかけて
重みの合計数値を算出しています。
参考
step
5 最後に比較した結果を優先度、高・中・低の3段階でつければ完成です。
参考では業務の重みの合計数値を他の業務の重みと比較して
新たに追加した優先度の列に高・中・低の3段階で評価しています。
参考
業務改革する業務を選ぶ
以上の優先度を基準にして業務改革する業務を選んでください。
優先度が高い業務がいくつかある場合は、
実際に業務を担当している方の意見を交えながら、
業務改革できやすそうな業務から選びましょう。