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業務改革のプロジェクトチームとは？
どのようにプロジェクトチームをつくるの？
チームにはどんな人を入れればよいの？
業務改革が向いている人の特徴は？
こんな疑問を持つサラリーマンの悩みを解決できる記事です。
私は現在の会社で多くの業務改革を推進したことで、今では「社内の業務を効率化し、毎年多くの人員やコストの削減」を実現してきました。
今回は社内の働き方改革で業務改革を新たに担当することになった方向けに、
業務改革のプロジェクトチームのつくり方について解説していきます。
Contents
プロジェクトチームとは
プロジェクトチームとは以下とあります。
プロジェクトチーム（英: project team）とは経営学用語の一つ。企業において新規事業を始めたり新製品の開発を行う場合に、この目的を実現させるプロジェクトのために臨時で組織される集団のこと。これを組織するためには社内の各部署から適任であると思われる人材を抜擢してチームのメンバーとし、目的が達成されたならばそのプロジェクトチームは解散し、チームのメンバーは元の部署に戻っていくということになるわけである。現在のビジネスの環境は入れ代わりが激しくなってきており、このことから中期や長期の観点で取り組んでいたならば対応できない事柄が増加してきており、このためにも企業は変化の激しい分野での目標を達成させるプロジェクトチームを多く活用するようになっている。
この記事では、業務改革を実現させるプロジェクトのために組織された集団としています。
各部署の業務に精通している人、会社の業務改革を推進していきたい人から抜擢してチームのメンバーを抜擢していきます。
短期的なプロジェクトが完遂すると元部署の通常の業務に戻ります。
中長期に及ぶプロジェクトであるならば、業務改革を専門に行う部署内でプロジェクトチームをつくり、
中長期でプロジェクトを推進できる体制をつくることもあります。
人の集め方
まずはどのようにチームメンバーを集めれば良いのでしょうか。
チームメンバーの集め方のポイントは2つあると考えています。
1つ目はトップダウン方式かボトムアップ方式どちらか選ぶことです。
2つ目は多様性のあるメンバーを選ぶことです。
それでは解説していきます。
トップダウン方式orボトムアップ方式、どちらか決める
トップダウン方式
トップダウン方式は社内の業務改革プロジェクトを統括する管理職がプロジェクトのリーダーなどのチームメンバーを抜擢していく方式です。
プロジェクトのリーダーが共に推進するチームメンバーを集めることもありです。
大企業などの大きな組織の業務改革をしていく場合。
トップダウン形式で運用するのが良いでしょう。
経営層からの業務改革プロジェクトの支援があり、社内全体的に「業務改革をやる！」という環境がある程度出来上がっているからです。
また、課題に直面した時も経営層と管理職で情報共有ができるためプロジェクトを円滑に推進しやすいです。
しかし、定期的に管理職に報告する必要があり、課題解決に伴うスピード感が足りないことや、確り業務改革に主体的な人材を選べているのか課題です。
- メリット 社内全体で業務改革が可能
- デメリット 課題解決までのスピード感不足・主体的な人材を選べているのか不安
ボトムアップ方式
ボトムアップ方式は業務改革に主体的なプロジェクトリーダーがチームメンバーを選定する方式です。
中小企業など個人の裁量が幅広い組織で業務改革していく場合。
ボトムアップ形式で運用するのが良いでしょう。
社内の主体的な人をプロジェクトリーダーが集めているので、社内全体の業務改革を積極的に推進してくれることでしょう。
また、報告する上司が少ないため課題解決までのスピード感は充分。
しかし、経営層がプロジェクトを理解していない場合。
経営層の支援がないので社内全体の業務改革していくことは不可能です。
経営層に「なぜ今業務改革が必要か？」納得させることが大事です。
- メリット 業務改革に主体的な人選・課題解決スピード感あり
- デメリット 経営層への理解が必要
多様性あるチームにする
どのようなチームにすれば良いか。
多様性のあるチームをつくることがプロジェクトを円滑に導くと考えます。
自分と同じ考え方を持つ人を集めてしまうと同じような視点でしか物事を考えられなくなります。
業務改革のアイデアが出ずにプロジェクトが行き詰まります。
そのため、自分にはない考え方や視点を持った人をチームに抜擢しましょう。
プロジェクトに新たな考え方やアイデアで業務改革をより進みます。
また、メンバーの役割を把握し、足りない役割を自ら率先して行うような人をチームに配置することも大事です。
例えば、リーダーがプロジェクトを前に前に進める猪突猛進型な人であれば、プロジェクトのデメリットも冷静かつ論理的に分析・説明できる人を配置するなどです。
多様性あるチームをつくることでバランス良く作用しプロジェクトを円滑に推進することができます。
業務改革プロジェクトに向いている人の特徴
どのような人が業務改革プロジェクトに向いているのか。以下の特徴がある人は向いていると考えます。
俯瞰的な視点
現状業務の全体を距離を置いて俯瞰的に考えれる人は課題を発掘し全体最適な提案ができます。
業務改革を推進していく中でいろんな人の意見・想いが交錯します。
業務改革後の業務フローが多くの要件を取入れることで実現し難いものになっていくことがあります。
そのような時にフロー全体、プロジェクト全体をひとつ離れた位置で考え、全体最適な提案し、業務の課題を解決していくことが大事です。
俯瞰的な視点を持っている人は業務改革プロジェクトに向いていると言えるでしょう。
プロジェクト完遂への責任感
私がプロジェクトを完遂させる!!という責任感を持つ人はプロジェクト全体を主体的に推進できます。
業務改革のプロジェクトで様々な課題に直面したとき。
責任感のない人では課題解決を他のメンバーに任せたりなどプロジェクトが上手く推進することができません。
責任感のある人だからこそ、プロジェクトを主体的に動かし、課題を自分ごとのように受け止めプロジェクト推進できるのです。
プロジェクト完遂への責任感のある人をプロジェクトチームに配置しましょう。
チーム内外でのコミュニケーション能力
チームの中だけでなく他部署の人ともコミュニケーションする人は、
プロジェクトの課題をチーム全体だけでなく他部署とも共有し、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
業務改革で課題は付きものです。
なかでも、プロジェクトに対応する人数が不足しスケジュールが遅れるなど課題が発生したとき。
経営層に早めに情報共有することがとても大事です。
そのような状況では事前に関係各部署に課題を共有し、共通の方向性を決めておく必要があります。
コミュニケーション能力のある人は関係各部署と会議を設定しコミュニケーションを図り解決策を共に模索していくことができます。
チーム内外でのコミュニケーション能力がある人をプロジェクトチームに配置しましょう。
最後に
プロジェクトを成功させるには当たり前ですが情熱が重要です。
常に情熱を保つのは難しいですが、
会社を改革するという情熱がある人は自分だけでなく周りの人を情熱的にさせ、プロジェクトをより推進しやすくします。
より良いチームをつくり業務改革をしていきましょう！